O ano de 2015 começou muito antes de 1º de janeiro para a maioria dos executivos brasileiros. Desde as eleições de outubro, já falávamos sobre o novo ano, o cenário econômico e as dificuldades que estão por vir. Parece haver um consenso de que o período será marcado por grandes desafios com intensidades compatíveis à atuação dos governantes recentemente eleitos.
Há, entretanto, medidas que podem ser realizadas visando preparar as organizações para o cenário futuro e obter um resultado superior em 2015. Inicialmente falarei sobre o Orçamento Base Zero.
OBZ é uma metodologia para geração da previsão orçamentária que, ao contrário do orçamento tradicional, não parte de despesas históricas para definição do budget futuro. A ideia inicial é que todas as contas do orçamento devem ter suas premissas analisadas e relacionadas às necessidades estratégicas da organização.
A apresentação das propostas orçamentárias deve utilizar um modelo onde os trade offs entre investimento e retorno são apresentados de forma estruturada. Isso permite aos gestores uma melhor análise e comparação entre as diversas alternativas apresentadas. Diante de um cenário de incertezas é nítido o benefício obtido através dessas informações.
A hierarquia orçamentária
Obtém-se também uma hierarquia orçamentária, permitindo direcionar seus investimentos e suas despesas de forma organizada. Na prática, resulta em um alinhamento prévio das medidas a serem adotadas quando as vendas não corresponderem ao planejado e, por outro lado, dos investimentos prioritários caso o resultado esteja superando as expectativas, são os chamados pacotes.
Pacotes são decisões de investimentos que serão executados/liberados no decorrer do período, conforme os resultados venham acontecendo. No debate orçamentário, eles já foram individualmente validados e priorizados pelos gestores da organização e os responsáveis pelas contas do orçamento.
Já no orçamento tradicional, os debates sobre budget futuro se concentram em incrementos percentuais, considerando despesas históricas, sem questionar eficiência e valor agregado. E os cortes orçamentários costumam utilizar um critério de linearidade que prejudica os gestores eficientes e com operações já sadias.
Outro benefício significativo do Orçamento Base Zero é uma mudança cultural importante, pois une pessoas de todos os níveis hierárquicos em torno de objetivos iguais e alinhados a estratégia da organização.
O programa costuma ser baseado na análise matricial das linhas do orçamento onde o gestor do centro de custo faz as justificativas da sua seção e o gestor responsável pelo total de gastos justifica a projeção dos mesmos.
Grande parte do trabalho é realizada em workshops. O compartilhamento de informações e objetivos é difundido através das áreas, elevando o comprometimento dos colaboradores. Aqui há outra grande diferença em relação ao orçamento tradicional com seu processo centralizado e análises meramente incrementais.
Em termos históricos, o desenvolvimento do OBZ é creditado a Peter Phyrr devido a sua implantação na Texas Instruments na década de 1960 e cujos resultados foram publicados na Havard Business Review em 1970. No Brasil já foi aplicado por várias empresas sendo um dos pilares orçamentários da AMBEV.
Nos projetos realizados para desenvolvimento do Orçamento Base Zero em nossos clientes observamos a importância de prover treinamento específico aos gestores visando permitir a mudança de mentalidade, eliminando os comparativos entre esse modelo e o tradicional. Após a capacitação fica evidente serem processos distintos que devem ser conduzidos, preferencialmente, de forma independente. O OBZ pode ser implantado em qualquer momento da organização, sem a necessidade de acompanhar o período fiscal ou a cronologia do orçamento tradicional.
Após essas informações fica explicito que a execução do Orçamento Base Zero é um processo intenso em qualquer organização, porém os ganhos financeiros são facilmente mensuráveis e o orçamento passará a ocupar um de seus papeis principais: assegurar a sobrevivência da empresa em qualquer cenário que ela venha a enfrentar.
Artur Motta (artur.motta@gsmd.com.br), Diretor de consultoria da GS&MD – Gouvêa de Souza.
