As empresas brasileiras estão investindo cada vez mais no uso de tecnologias para digitalização de documentos, seja com infraestrutura própria, seja por meio da contratação de serviços terceirizados. A digitalização traz vários benefícios, como facilitar o acesso a esses documentos, adequá-los a padrões universais e reduzir os custos de armazenamento – aumentando, consequentemente, a eficiência do negócio.
A necessidade do uso de processos sistematizados para gerenciamento da informação não é recente. Ela surgiu a partir da popularização dos sistemas computacionais, no meio do século passado. Foram os computadores que permitiram que as informações fossem processadas e armazenadas. Hoje, no entanto, é preciso ir além. É fundamental, também, saber como realizar a melhor gestão desse material.
Confira, abaixo, dicas para aperfeiçoar esse aspecto da sua empresa:
Zele pela segurança da empresa
O processo de digitalização, por si só, já é um passo importante no sentido de oferecer segurança aos processos da sua empresa. Afinal, ele impede que os documentos sofram quaisquer danos físicos. Além disso, os documentos ficam armazenados na “nuvem”, o que limita o acesso a eles apenas a pessoas previamente autorizadas. Se optar por um serviço, terceirizado, no entanto, certifique-se também de que ele oferece segurança completa, que seja criptografado ou envie os arquivos por meio de uma conexão segura. As melhores empresas do mercado destroem os arquivos automaticamente após o processamento.
Crie assinaturas eletrônicas
A assinatura eletrônica facilita o acesso a serviços públicos e na formalização de contratações. Ela é capaz de substituir a necessidade presencial de assinaturas manuais. É possível cria-las gratuitamente em ferramentas disponíveis no mercado. Uma lei que passou a valer em setembro de 2020 criou dois tipos de assinatura eletrônica: em comunicações com órgãos públicos e em questões de saúde: a simples e a avançada. A assinatura simples se destina a transações de baixo risco que não envolvem informações protegidas por sigilo, como requerimentos de informação, marcação de perícias, consultas médicas ou outros atendimentos. A assinatura avançada se aplica a processos e transações com o poder público. Ela garante o acesso exclusivo do titular e permite o rastreamento de alterações feitas no documento assinado e pode ser usada, por exemplo, no processo de abertura, alteração e fechamento de empresas.
Evite se guiar apenas pelo preço
A quantidade de empresas que oferecem a digitalização de documentos no Brasil é grande atualmente, mas digitalizar documentos não significa apenas escaneá-los. Uma boa empresa especializada na área deve oferecer softwares e plataformas de gestão personalizados, além de um acompanhamento de excelência do pós-venda, oferecendo a solução de eventuais problemas com agilidade. Na hora de procurar um serviço como esse, evite se guiar apenas pelo preço, mas sim pelo custo-benefício. Antes de fechar negócio, peça um orçamento detalhado sobre tudo o que será oferecido. Certifique-se, ainda, de que a empresa possui todos as permissões de funcionamento em órgãos como a Junta Comercial e o registro na prefeitura municipal. Ela também deve mostrar que está atenta a legislações como o Código de Defesa do Consumidor (CDC) e a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
Limite o acesso a documentos sigilosos
Assim como no meio físico, a restrição a documentos privados é um ponto importante a ser pensado nesse processo. Primeiro, pelo conteúdo; segundo, por segurança. Para evitar que acidentes aconteçam, como edição ou exclusão de algum documento importante, pense quais arquivos são necessários apenas para a gestão e coloque todos em uma pasta de acesso restrito.
Estabeleça rotinas pontuais de backup
O backup funciona como uma cópia de segurança e uma opção ao chamado “plano B”, em casos de perda dos os arquivos originais, seja por pane no sistema ou exclusão errônea. Esses backups podem ser guardados em HD externo ou armazenamento em nuvens. O mais recomendado é fazer pelos dois meios, assim a segurança é redobrada e sua dor de cabeça evitada.
Conte com o suporte de um software para otimizar os arquivos
A tecnologia tem sido cada vez uma grande aliada das empresas – e o atual cenário transformado pela Covid-19 tem acelerado cada vez mais processos que envolvem a digitalização. Ferramentas de automação e softwares feitos para otimizar o trabalho representam um diferencial competitivo no mercado. Portanto, vale a pena apostar em sistemas de organização inteligentes e possibilidades de análise de números mais efetivas a partir de softwares de otimização.
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